São Paulo, Maio de 2016 

Com 50 anos de atuação no mercado farmacêutico nacional, o Aché Laboratórios passou a integrar sua cadeia de suprimentos com base no Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e na Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). A iniciativa faz parte da estratégia da companhia de investir continuamente em tecnologia e inovação para impulsionar o crescimento sustentável.

Líder em prescrição médica no Brasil e com cerca de 4,5 mil colaboradores, a empresa 100% brasileira implementou o SAP Nota Fiscal Eletrônica 10.0 (SAP NFE), parte da suíte SAP Governance, Risk and Compliance (GRC). A solução trouxe a automação dos processos de recebimento de NF-e com base nas melhores práticas do mercado. Além disso, obteve melhora do processo de faturamento, redução do volume de lançamentos manuais e conferência antecipada das informações de fornecedores B2B e automação dos processos de entrada.

Segundo Leandro Roldão, gerente de Sistemas da Informação do Aché, a implementação teve início em 2014, com o suporte da FH Consulting, parceira da SAP. O trabalho foi desenvolvido em duas “ondas” (etapas), com o envolvimento e apoio de áreas estratégicas da empresa, como Logística, Fiscal, Compras, Vendas e TI.

Batizada de GRC Inbound, a primeira onda envolveu a implementação do sistema, suas atualizações e a capacitação de todos os envolvidos no manuseio da ferramenta. “Em agosto de 2014, realizamos o go-live para recebimento e automação de todos os cenários, exceto subcontratação”, conta Roldão. Entre março e julho, a segunda onda, GRC Outbound, substituiu complexos sistemas legados, otimizou processos de faturamento, adaptou e automatizou as impressões das notas fiscais por meio do SAP, implementou a geração de arquivos PDF dentro do SAP e fez o go-live do faturamento na versão atualizada do SAP NFE.

“Escolhemos a solução da SAP por sua integração nativa com o ambiente ERP que já tínhamos implementado, pela robustez do SAP NFE e por ser a mais completa e confiável para as nossas necessidades”, destaca Roldão.

Benefícios múltiplos

Hoje, a área de Suprimentos do Aché recebe as solicitações de compra da empresa, entra em contato com os fornecedores e fecha os termos dos contratos de compras de serviços ou produtos. As informações da NF-e (XML) seguem eletronicamente para o SAP NFE, que confere automaticamente e antecipadamente o XML da NF-e com o pedido de compras e disponibiliza os resultados para a área fiscal.

“No recebimento da mercadoria física, as áreas de logística e qualidade fazem a verificação e o registro do material recebido e na sequência o SAP NFE cria automaticamente e de forma integrada os documentos contábil, fiscal e logístico no SAP”, destaca o gerente.

Além de diminuir em 75% o tempo gasto na emissão de notas fiscais, a solução evita paradas de faturamento no sistema da Secretaria da Fazenda (Sefaz), geração dos arquivos XML, PDF e comunicação B2B com clientes e transportadoras. “Também melhoramos e otimizamos  o processo de entradas de mercadoria graças à automação e conferência antecipada da NF-e de forma eletrônica, envio do aceite ou rejeição eletrônica aos fornecedores B2B e criação automática dos documentos no SAP ERP ”, explica. “Hoje, temos validação de assinatura digital e autorização de 100% das notas fiscais eletrônicas recebidas junto à Sefaz, com diminuição do risco e gastos com autuações fiscais”.  

Para o Aché, a implementação do SAP NFE significou ainda a redução de custos em diferentes frentes. “Tivemos uma significativa diminuição nos custos de mão-de-obra empregada em conferência e maior sinergia na cadeia de compras, vendas e distribuição”, avalia. O tempo de transporte foi reduzido e, em consequência, caiu significativamente o número e o tempo de caminhões parados no pátio à espera de emissão de notas e os gastos com transporte e armazenagem de documentos.

Por conta da implementação, o Aché consegue validar informações em tempo real e eliminou a impressão indevida de documentos e a necessidade de espaço para armazenamento físico de papeis. Os ganhos se estenderam às rotinas ficais. “Aumentamos em 42% a produtividade durante o recebimento de mercadorias e garantimos alta disponibilidade para consultas e auditorias”, afirma Roldão.

Processos otimizados

O Diretor de Soluções Fiscais da SAP, Bruno Ogusuko, explica que a plataforma fiscal de documentos eletrônicos da SAP “otimiza os processos de emissão e recebimento de documentos fiscais, incrementa os processos de comunicação B2B com os parceiros de negócios, evita discrepâncias e consequentemente o risco de conformidade fiscal porque trabalha de forma totalmente integrada e automática garantindo a consistência das informações em uma única base de dados”.  

Com resultados tão positivos, o Aché já planeja ampliar o uso de recursos do SAP NFE. Entre os planos estão a impressão de notas diretamente na doca para otimizar ainda mais o tempo de transporte, o despacho e recebimento de mercadorias.

A empresa tem ainda em seu calendário de implementação o desenvolvimento de uma grade de entrega e o desenvolvimento que permita o recebimento, a visualização e o acompanhamento do volume de entregas previstas, facilitando assim o controle e

dimensionamento dos recursos. “Também devemos trabalhar em breve no desenvolvimento do controle de ocupação de plataformas de recebimento e a notificação automática das áreas envolvidas”, revela Roldão.

Na sequência, a empresa planeja a implementação da plataforma de Gestão tributária da SAP Tax Declaration Framework (SAP TDF)  que vai permitir uma completa inovação nos processos fiscais fim a fim com automações, validações on-line, apurações fiscais e geração dos SPED´s entre outros benefícios.